Az első és legfontosabb alapszabály: nem minden nyugdíjjal kapcsolatos ügyet ugyanaz a szerv intéz. Magyarországon három különböző nyugdíjbiztosítási igazgatási szerv működik, eltérő feladatkörrel. Más hivatal állapítja meg a nyugdíjat, más folyósítja, és megint más dönt bizonyos méltányossági vagy kivételes ügyekben. Ha valaki rossz helyre nyújtja be a kérelmét, az nem gyorsítja, hanem éppen lassítja az ügyintézést.
Amikor a nyugdíj megállapításáról van szó – vagyis arról, hogy egyáltalán jár-e az ellátás, és milyen összegben –, akkor szinte mindig a lakóhely szerinti fővárosi vagy vármegyei kormányhivatal az illetékes. Ide tartozik az öregségi nyugdíj, a nők kedvezményes nyugdíja (közismert nevén „Nők 40”), a korhatár előtti ellátás, a szolgálati járandóság, valamint a rokkantsági, baleseti vagy özvegyi nyugdíj megállapítása akkor, ha az elhunyt még nem volt nyugdíjas. Ugyancsak a kormányhivatalhoz kell fordulni szolgálati idő egyeztetés, hiányzó évek tisztázása vagy nyugdíjbiztosítási adategyeztetés esetén. Ez különösen fontos a nyugdíj előtt állóknak: érdemes még időben ellenőriztetni, hogy minden ledolgozott év szerepel-e a nyilvántartásban, mert egy hiányzó időszak később komoly összegkiesést jelenthet.
Van azonban egy fontos kivétel. Ha valaki külföldön is szerzett szolgálati időt, külföldön él nyugdíjasként, vagy speciális – például katonai vagy nemzetbiztonsági – szolgálati jogviszony érintett, akkor nem a helyi kormányhivatal jár el, hanem a Budapest Főváros Kormányhivatala. Ilyen ügyeket felesleges a lakóhely szerinti hivatalnál kezdeni, mert azokat úgyis továbbítják a fővárosba.
Más a helyzet akkor, amikor a nyugdíjat már megállapították, és a kérdés a folyósítással kapcsolatos. Ilyenkor a Magyar Államkincstár Nyugdíjfolyósító Igazgatósága az illetékes. Ha valaki nem kapja meg időben az utalást, bankszámlát vált, megváltozik a lakcíme vagy a családi állapota, esetleg szüneteltetni kell az ellátást, akkor nem a kormányhivatalt kell keresni, hanem közvetlenül a Nyugdíjfolyósítót. Ugyanez igaz a jogalap nélkül kifizetett összegek visszakövetelésére vagy a rehabilitációs és rokkantsági ellátások kifizetésére is. Sokan itt követik el a hibát, hogy a „nyugdíjmegállapító” szervet hívják, miközben a pénzmozgás már egy másik intézmény hatáskörébe tartozik.
Létezik egy harmadik szint is, amely ritkábban kerül elő, de annál fontosabb lehet bizonyos esetekben. A Magyar Államkincstár központi szerve dönt például kivételes nyugellátás megállapításáról, méltányossági nyugdíjemelés végső engedélyezéséről, egyszeri segélyek jóváhagyásáról vagy nagyobb tartozások elengedéséről, részletfizetés engedélyezéséről. Ide általában akkor jut el egy ügy, ha korábban már született döntés alacsonyabb szinten, és annak felülvizsgálata vagy külön engedélyezése szükséges.
A legfontosabb kérdés tehát mindig az, hogy a nyugdíj megállapításáról, a folyósításról vagy valamilyen méltányossági, rendkívüli elbírálásról van-e szó. Ha ezt sikerül tisztázni, máris egyértelműbbé válik, melyik hivatalhoz kell fordulni. Ez az alapvető eligazodás nemcsak időt, hanem adott esetben jelentős összegeket is megmenthet – különösen azoknak, akik a nyugdíjból élnek, és minden forint számít.
